Trabalhar em uma pequena empresa é um desafio contínuo, pois muitas vezes essas organizações ainda carecem de estabilidade financeira e, para complicar ainda mais, não têm processos bem definidos.
Os gestores e colaboradores de pequenas empresas precisam de recursos que ajudem na administração, melhorando os processos e aumentando a precisão nas decisões.
Essas ferramentas contribuem para o crescimento da empresa e tornam a organização dos processos mais eficiente. Com uma estrutura organizada, a empresa se prepara melhor para enfrentar crises e pode escalar conforme cresce.
Neste artigo, vamos apresentar algumas ferramentas úteis para auxiliar na gestão de uma pequena empresa. Confira:
Análise SWOT
Quando a empresa é pequena, é comum que os gestores e colaboradores não tenham uma compreensão completa do cenário em que atuam e do papel da empresa nesse contexto.
A análise SWOT é um recurso de gestão utilizado para identificar e catalogar os pontos fortes e fracos do negócio, além das oportunidades e ameaças que ele enfrenta.
A sigla em inglês representa:
- Forças – pontos positivos
- Fraquezas – pontos negativos
- Oportunidades – chances para o negócio
- Ameaças – riscos para o negócio
A proposta é que os gestores da empresa identifiquem esses aspectos e, assim, obtenham uma visão geral do negócio, o que facilita a tomada de decisões.
O conselho aqui é evitar um otimismo excessivo; ou seja, não preencha os itens como se sua empresa tivesse apenas pontos fortes e todas fossem oportunidades.
Em vez disso, reflita de maneira honesta sobre quais são os reais pontos fortes e oportunidades do negócio, assim como os verdadeiros pontos fracos e ameaças que a empresa enfrenta.
Um preenchimento adequado proporcionará uma oportunidade de melhoria muito maior do que um otimismo exagerado que apenas ilude o próprio gestor.
Mapa mental
Um mapa mental é um recurso prático para estruturar informações de maneira visual. A proposta é criar ramificações que organizem as informações em diferentes níveis, permitindo uma melhor organização das ideias de um projeto.
O propósito do mapa mental é simplificar a compreensão e a visualização das informações, trazendo vários benefícios, como:
- Melhorar a organização das informações e ideias da sua empresa;
- Compreender os problemas de forma mais clara e, assim, desenvolver ações para resolvê-los;
- Facilitar a elaboração de manuais de processos e treinamentos internos;
- Organizar as sessões de brainstorming realizadas pela sua equipe;
- Ajudar na memorização de informações.
Há várias ferramentas online para criar mapas mentais, e sua empresa pode escolher a que melhor atende às suas necessidades.
Quadro de Eisenhower
Empresas menores geralmente têm um número limitado de funcionários, o que torna comum o acúmulo de tarefas. Diante de uma lista extensa de afazeres, como decidir quais devem ser priorizadas e quais podem ser adiadas?
É nesse contexto que a Matriz Eisenhower se torna útil, pois é uma ferramenta de gestão projetada para ajudar a priorizar projetos e assegurar que as tarefas mais importantes sejam realizadas primeiro.
A proposta é classificar as atividades em quatro categorias:
- Importantes
- Não importantes
- Urgentes
- Não urgentes
Dessa forma, ao combinarmos as categorias, obtemos:
- Atividades que são importantes e urgentes: devem ser realizadas imediatamente;
- Atividades que são importantes, mas não urgentes: devem ser agendadas para serem feitas em breve;
- Atividades que não são importantes, mas urgentes: devem ser delegadas à sua equipe;
- Atividades que não são nem importantes nem urgentes: podem ser delegadas ou ignoradas.
- A seguir, está um exemplo de matriz de Eisenhower em Excel:
ERP
O ERP, ou Planejamento de Recursos Empresariais, é uma ferramenta que vem ganhando cada vez mais espaço em empresas de diferentes setores ao redor do mundo.
A proposta é unificar a gestão da maioria ou até todas as áreas da empresa em uma única plataforma. Assim, os gestores conseguem ter uma visão mais clara e abrangente do negócio, facilitando a tomada de decisões mais precisas.
Com um ERP, a empresa pode gerenciar diversos processos, como por exemplo:
Exemplo da estrutura de módulos do Nomus ERP Industrial:
- Engenharia
- Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM)
- Vendas
- Cobrança
- Produção
- Planejamento de Recursos de Manufatura II (MRP II)
- Controle de Estoque
- Aquisições
- Programação Detalhada
- Piso da Fábrica
- Custos
- Área Financeira
- Sistema Público de Escrituração Digital (SPED)
- Painel de Controle
- Expedição
- Documentação
- Catálogo de Dados (Databook)
- Qualidade
- Projetos
- Atendimento ao Cliente
Até recentemente, os ERPs eram disponíveis apenas para grandes empresas, devido ao alto custo de investimento. No entanto, nos últimos anos, surgiram novas soluções com preços muito mais acessíveis, tornando os ERPs uma realidade também para microempresas.
Além disso, existem várias categorias de ERPs, cada uma focada em um setor ou função específica. O ideal é que sua empresa busque a ferramenta ERP que melhor se adapta à sua realidade.
Automação de marketing e suporte ao cliente
Estruturar as áreas de marketing e vendas é um aspecto frequentemente esquecido em pequenas empresas, mas que pode ter um grande impacto no crescimento do negócio. Afinal, se sua empresa aumenta as vendas, isso proporciona mais estabilidade e melhora todo o funcionamento da organização.
Portanto, é fundamental ter uma ferramenta para automação de marketing e gestão de leads, como o RDStation ou Leadlovers. Essas plataformas ajudam a organizar sua lista de contatos e potenciais clientes, enviam e-mails automáticos e facilitam a criação de páginas.
Além disso, quando a empresa começa a receber mais visitantes em seu site, é crucial oferecer um bom atendimento a esses visitantes para convertê-los em leads e, posteriormente, em clientes.
Coloque em ação
Agora que você já está familiarizado com as ferramentas que podem ajudar na gestão de uma pequena empresa, sugiro que comece a implementá-las em seu negócio.
O melhor é que você analise o que pode ser colocado em prática imediatamente e comece a aplicar aos poucos. Dessa forma, você assegura que sua empresa está se desenvolvendo de maneira gradual. Afinal, o mais importante é o rumo tomado, e não a rapidez com que se avança.